จากที่กล่าวมาแล้วว่า สารสนเทศคือข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผล การประมวลผลข้อมูลส่วนใหญ่จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยเพื่อความรวดเร็วและแม่นยำ ดังนั้นข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อให้คอมพิวเตอร์ประมวลผลจะต้องอยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ จึงจำเป็นต้องหาวิธีการแทนข้อมูลซึ่งเป็นชุดของตัวอักขระ

      การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีสองสถานะคือปิดและเปิด จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทนสถานะทั้งสอง และมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่งประกอบด้วยเลข 0 และ 1 ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง (binary digit)

      แต่ละหลักของจำนวนในระบบเลขฐานสองเราเรียกว่าบิต (bit) ใน 1 บิต จะแทนข้อมูลได้ 2 แบบคือ 0 และ 1 และถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 4 บิต จะแทนอักขระได้ทั้งหมด 2⁴ หรือ 16 แบบ ดังนี้

       แต่รหัสตัวอักขระภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว ดังนั้นสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมจึงได้กำหนดรหัสภาษาไทยเพิ่มเติม เพื่อใช้ในงานสารสนเทศเป็นภาษาไทยได้ เช่น รหัส 1010 0001 ใช้แทนตัวอักขระ ก

      รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียกว่า รหัสแอสกี (American Standard Code for Information Interchange : ASCII)