2.1.4 สารสนเทศ
     จากที่กล่าวมาแล้วว่า ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ซึ่งมี การเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถเรียกเอามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง ข้อมูลจึงจำเป็นต้องเป็นข้อมูลที่ดีมีความถูกต้องแม่นยำ
     สำหรับ สารสนเทศ (information) หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวม มาผ่านกระบวนการประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ กระบวนการประมวลผลอาจเป็นการแยกแยะ จัดเก็บ จัดลำดับ คำนวณโดยเลือกและจัดรูปแบบให้เหมาะสม ทันต่อ ความต้องการและทันสมัยกับเหตุการณ์ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี และมีการกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูล
     การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อ การจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายที่ชัดเจน นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูลและอาจสร้างปัญหาในการแก้ไข ข้อมูล